Meerjarenbeleidsplan 2008-2012

 Meerjaren Beleidsplan ztc De Pelikaan 2008 – 2012

Inhoud 
1 Inleiding
2 Korte Historie
3 Huidige positie en toekomstige koers
3.1 Statuten en Huishoudelijk Reglement
3.2 Bestuursstructuur
3.2.1 Functie eisen bestuursleden
3.3 Commissies
3.4 Personeelsbeleid
3.5 KNLTB relatienetwerk
3.6 Communicatiestructuur
4 Recreatie- en wedstrijdtennis
4.1 Nuancering recreatief- en wedstrijdtennis
4.2 Doelgroepen in de vereniging
4.2.1 Ouderen 55+
4.2.2 Jeugd, jonge senioren
4.2.3 Selectiespelers
4.3 Tennislessen en training
4.3.1 De tennisleraar
4.4 Deelname competitie
4.4.1 deelname toernooien
4.4.2 Deelname aan bepaalde tennisactiviteiten
4.5 Motivatie en mentaliteit
4.6 Clubbinding
5 Accommodatie
5.1 Tennisbanen
5.1.1 Verhuur van banen
5.1.2. De stuurgroep
5.1.2 Clubhuis
5.1.3 Toezicht accommodatie
6 Leden
6.1 Ledenadministratie
6.1.1 Ledenbestand
6.1.2 Overzicht totaal aantal leden 2001 – 2008
6.1.3 Ledenverloop
7 Financiën
7.1 Contributies en Tarievenbeleid
7.2 Verzekeringen
7.3 Reclame en Sponsoring
7.3.1 Tarieven en voorwaarden

1 Inleiding

Waarom een Meerjaren Beleidsplan?

Met het meerjarenbeleidsplan wil het bestuur inzicht geven in de ontwikkelingen van de vereninging voor de komende jaren en de hoofdlijnen van het te voeren beleid. Op basis hiervan kunnen jaarplannen worden geformuleerd voor de meer concrete plannen.

Achtergrond
De laatste jaren heeft onze club moeite om voldoende vrijwilligers te mobiliseren voor bemensing van functies in bestuur en commissies. Dit resulteerde onder meer in een onevenredig hoge werkdruk op het bestuur en een aantal commissies.
Het bestuur onderkent de problematiek en heeft daarom gemeend een nieuw beleidsplan op te moeten stellen. In dit beleidsplan wordt aangegeven wat het beleid van het huidige bestuur is voor een periode van drie tot vijf jaar.
Per jaar wordt uit het meerjaren beleidsplan punten gehaald voor het activiteitenplan voor dat jaar. Dit activiteitenplan wordt voor goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering (ALV) voorgelegd.

2 Korte Historie

De Zwolse Tennisclub De Pelikaan is opgericht op 13 oktober 1961.
De oprichting vond plaats in het Clubhuis van de Zwolse Mixed Hockey Club. Een aantal hockeyers wilde ook graag tennissen en besloot naast het hockeycomplex een tennisvereniging op te richten. Grote animator was Benno van Dijken.
Op 30 juni 1962 werd het tenniscomplex met vier gravelbanen officieel geopend door mevr. Roelen (echtgenote van de burgemeester van Zwolle). Tom Okker en Jan Hajer speelden met Trudy Groenman en Joyce Sluiter de openingswedstrijd.
De 1e voorzitter was huisarts Joop Meursing. Het aantal leden bij de oprichting bedroeg 133! Contributie 1e jaar voor junioren f 23, - en voor senioren f 43,25.
De Statuten werden gepubliceerd in de Ned. Staatscourant van 29 augustus 1962.
In mei 1967 wordt het complex uitgebreid met twee gravelbanen.
In juni 1977 wordt het eerste officiële clubhuis, het Theehuis, in gebruik genomen. Er komen ook nog eens twee gravelbanen bij, zodat er vanaf dat moment op 8 banen getennist kan worden.
Op 13 maart 1980 worden de Statuten opnieuw vastgesteld bij notaris Douwe Klein te Zwolle. Belangrijke wijziging was het opheffen van de "Ballotagecommissie".
Oktober 1981 wordt het vernieuwde tweede Theehuis door burgemeester Loopstra geopend. Het ledental is dan gestegen tot 638 (met een wachtlijst van circa 80 leden). De contributie voor senioren bedraagt in 1981 f 155.
Oktober 1986 wordt het vijfentwintig jarig bestaan gevierd. (aantal leden 680).
In april 1988 komt de eerste verlichting op de banen: vier banen worden voorzien van lichtmasten en dat najaar wordt de 9e baan in gebruik genomen.
Najaar 1991 worden zeven gravelbanen omgevormd tot kunstgrasbanen en worden de banen hernummerd. Er kan nu het hele jaar getennist worden. In april 1994 worden nog eens drie banen van lichtmasten voorzien en worden de twee nog resterende gravelbanen veranderd in kunstgras.
Oktober 2001 wordt het veertigjarig jubileum gevierd, en in augustus 2002 worden de oudste zeven grasbanen door nieuwe kunstgrasbanen vervangen.
In 2006 is terplaatse van de oefenmuur een mini tennisbaan aangelegd Dankzij subsidies konden de kosten voor de vereniging beperkt blijven.
In 2007 is een beperkte verlichring op baan 8 gerealiseerd, waardoor er iets meer ruimte ontstaat op vooral de tossavonden.

Voorzitters ZTC De Pelikaan 1961 - heden:

1 Joop Meursing 1961 - 1964
2 Piet van de Lende 1964 - 1967
3 Fred Engel 1967 - 1971
4 Coen Friederich 1971 - 1975
5 Gé Koorn  1975 - 1978
6 Ruurd Tjallema 1978 - 1982  
7 Jan Laurijssens 1982 - 1985
8 Hans Scholten 1985 - 1988
9 Michiel Hulzinga 1988 - 1992
10 Henk Eikelboom 1992 - 1994
11 Kor Miedema 1994 - 2002
12 Duco Drijber 2002 - 2003
13 Jan Borger 2003 - 2006
14 Albert Schaap 2006

De vereniging heeft de volgende leden van verdienste:
Ad van Gastel, Theo Poppe en Hans Scholten.
.
Willem en Lineke van de Veen zijn de enige leden die vanaf de oprichting in 1961 nog steeds actief lid zijn van onze vereniging.

Op de ALV van 24 maart zijn Boukje  en Meindert Miedema op voorstel van het bestuur benoemd tot leden van verdienste.

Het beleid is erop gericht gebeurtenissen die voor de geschiedenis van de vereniging van belang kunnen zijn te archiveren. Het papieren archief wordt bewaard in de afgesloten kast in het clubhuis. Tevens wordt van de laatste jaren de stukken en foto’s bewaard op een cd . Dit is een taak van het secretariaat.

3 Huidige positie en toekomstige koers

Huidige positie

In meerdere opzichten staat onze tennisvereniging er goed voor. Waarom?:
• De baanaccommodatie is up to date
• Er is een gezonde financiële positie

De laatste jaren zijn echter gekenmerkt door het in stand houden van de huidige situatie, waarin problemen bleven bestaan en geen structurele verbeteringen mogelijk bleken door, enerzijds onduidelijke taken en verantwoordelijkheden (organisatie) en anderzijds een chronisch gebrek aan menskracht. Dit heeft ertoe geleid dat thans veel werk wordt verricht door weinig mensen. Er is een tendens onder de leden om de tennisclub meer te gebruiken als een sportschool, waar je enkele uren per week sport, iets drinkt en hiervoor liever iets meer betaalt. Die leden voelen weinig voor de plichten verbonden aan een vereniging.
De instelling van een terug te verdienen vrijwilligersbijdrage heeft daar maar in beperkte mate verandering gebracht.

Toekomstige koers

Een meer actief beleid is gewenst om toekomstige doelstellingen te kunnen realiseren.
De jeugd is de toekomst en een actief jeugdbeleid is dan ook noodzaak. Het gezegde: “wie de jeugd heeft, heeft de toekomst” dient uitgebreid te worden tot: “wie de jeugd behoudt, heeft de toekomst”.

Het beleid is erop gericht het werven, opleiden en begeleiden van jeugdleden als één van de prioriteiten te zien van de vereniging. Binnen de groep oudere jeugd zal getracht worden een Jeugdraad te formeren, die nauw betrokken dient te worden bij alle jeugdevenementen.

Het meer actief en ambitieus deelnemen aan de competitie wordt gezien als een doelstelling zodat de jeugd de kans krijgt zich te profileren.

Onze nieuwe koers gaat uit van het principe "Vele handen maken licht werk".
Een eerste vereiste is dat alle potentiële capaciteit en kwaliteit van de leden (vrijwilligers) in kaart wordt gebracht.
De evenementencommissie organiseert 2 maal per jaar een bijeenkomst nieuwe leden.
Ook wordt er aan nieuwe leden een begeleiding aangeboden om de vereniging beter te leren kennen. Met het opvangen van nieuwe leden hopen we deze te behouden als lid van de vereniging.

Een verbetering van de organisatiestructuur is nodig. Voor alle bestuurs- en commissiefuncties zullen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk op papier worden gezet (TBV’s).

De verantwoordelijkheden van alle leden zullen d.m.v. het opstellen van huisregels verduidelijkt worden en regelmatig in het clubblad worden gepubliceerd met als doel de normen en waarden van de club te handhaven.
 
3.1 Statuten en Huishoudelijk Reglement

De vereniging functioneert op basis van Statuten met bijbehorend Huishoudelijk Reglement. (HR). De ledenvergadering is het hoogste gezag van de vereniging. De leiding berust bij het bestuur dat uit ten minste 5 personen dient te bestaan. In het HR is opgenomen, dat het bestuur tenminste bestaat uit 7 personen.

3.2 Bestuursstructuur
De bestuursstructuur is geregeld in artikel 9 van de Statuten.
Bestuursleden worden gekozen en benoemd door de algemene vergadering uit door het bestuur en/of doorleden voorgestelde kandidaten. De voorzitter wordt in functie gekozen, de overige bestuursfuncties worden in onderling overleg verdeeld.
De algemene vergadering kan met meerderheid van stemmen een bestuurslid te allen tijde ontslag verlenen. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door voorzitter, vice-voorzitter, penningmeester en secretaris.

Het huidige bestuur telt minimaal 5 leden, hierbij zijn de volgende taakgebieden aan bestuursleden toegekend:
• Technische zaken
• Jeugdzaken
• Evenementen
• Accommodatiebeheer
• Exploitatie clubhuis
• Sponsoring en PR
• Clubblad en website

Het Algemeen- en Dagelijks Bestuur vergaderen ongeveer 10 keer per jaar of zoveel meer als gewenst is. Van alle bestuursvergaderingen wordt verslaglegging gedaan.

3.2.1 Functie eisen van bestuursleden
Een vereniging als de onze kan alleen bestuurd worden als de nodige deskundigheid en interesse voor de functies aanwezig zijn. Expliciete eisen m.b.t. deskundigheid worden gesteld aan de functies van penningmeester en secretaris. Gewenste deskundigheid op andere taakvelden kan door (bij-)scholing worden verkregen.

3.3 Commissies
Het bestuur wordt bijgestaan door een aantal door het bestuur benoemde permanente commissies ter uitvoering van de talrijke activiteiten binnen de vereniging t.w:
• Technische commissie
• Jeugdcommissie
• Evenementencommissie
• Kantinecommissie
• Baancommissie
• Sponsorcommissie
• Redactiecommissie
• Websitecommissie
Voor tijdelijke activiteiten kan het bestuur een commissie vormen.

De Kascommissie is een commissie welke door de ledenvergadering wordt aangewezen en namens haar de controle uitoefent op de financiën van de vereniging.

In het belang van alle leden is het gewenst de te organiseren activiteiten te coördineren. Daarom wordt jaarlijks een "evenementenkalender" opgesteld.
Voor elke commissie geldt, dat voordat een activiteit kan worden uitgevoerd, het activiteitenplan en de begroting aan het bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd.

Het beleid is erop gericht de onderlinge samenwerking tussen bestuur en commissies onderling te verbeteren. Korte lijnen van beleid naar uitvoering is gestructureerd door de mogelijkheid om als bestuursleden tevens lid te zijn van een bepaalde commissie. Ook kan een bestuurslid de taak hebben om te zorgen voor de afstemming met een commissie zonder lid te zijn van deze commissie.
Jaarlijks worden in het najaar met de commissies de activiteitenplannen geëvalueerd en de beleidsvoornemens besproken.

3.4 Personeelsbeleid
Uitgangspunt voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen de vereniging is dat deze op vrijwillige basis door de leden worden uitgevoerd.
Het is daarom noodzakelijk zoveel mogelijk taken door de eigen leden te laten regelen en daarbij een beroep te doen op de beschikbare know-how van onze leden.

Het beleid is erop gericht leden in staat te stellen een bijdrage te leveren aan de vereniging op zowel sporttechnisch als bestuurstechnisch terrein.
Indien er aanleiding is hiervoor een opleiding of cursus te volgen, zal hiertoe de mogelijkheid worden geboden.

Jaarlijks kunnen leden worden verzocht deel te nemen aan cursussen zoals bv:
• Competitieleider
• Jeugdbegeleiding/ Sport Totaalweek KNLTB
• Toepassing Hygiënecode voor leidinggevenden in de horeca
• Sociale Hygiënecode bedrijfstak horeca
• Instructie Verantwoord Alcoholgebruik
• EHBO bij sportletsels
• AED cursus .
• Automatisering

Bardienstmedewerkers ontvangen instructies van leden van de Kantinecommissie.
Daar waar problemen ontstaan in de continuïteit van werkzaamheden die op bepaalde momenten moeten worden uitgevoerd en waarbij tevens een bepaalde deskundigheid wordt gevraagd, kan sprake zijn van een financiële vergoeding.
 
Bepaalde uitvoerende taken, waarvoor tijdigheid, continuïteit en specifieke deskundigheid zijn vereist kunnen worden uitbesteed aan professionele partijen.
 
De vereniging heeft thans geen personen in loondienst:
Bepaalde werkzaamheden worden tegen een onkostenvergoeding uitgevoerd t.w:
• Het bezorgen van het clubblad
• Verzorgen en actualiseren van de website
• Schoonmaakwerkzaamheden

3.5 KNLTB Relatienetwerk

De vereniging is lid van de KNLTB. Informatie van de landelijke en districtsorganisatie van de KNLTB wordt schriftelijk en via internet ontvangen.
Het bestuur is vertegenwoordigd op vergaderingen van het district Overijssel en desgewenst op vergaderingen van regio en/of landelijk algemene vergaderingen.
Met de andere tennisverenigingen in Zwolle worden contacten onderhouden.

3.6 Communicatiestructuur

De formele communicatie binnen de vereniging vindt plaats door:
• Ledenvergaderingen en publicatie van een verslag in het clubblad
• Het beleidsplan en activiteitenplannen
• Vergaderingen van het bestuur
• Vergader- of bespreekverslagen en tussenrapportages van commissies
• De jaarlijks extra editie van het clubblad m.b.t. de ledenlijst
• De jaarlijkse evenementenkalender
• Het clubblad
• Brieven en email aan de leden
• Publicaties op het mededelingenbord
• De website van ztc De Pelikaan
• Enquêtes

Over diverse onderwerpen, die in het bestuur aan de orde zijn wordt in het clubblad informatie verstrekt.

Informatie via het clubblad zal worden bevorderd en het gebruik van e-mail en website zal worden gestimuleerd.

4 Recreatie- en wedstrijdtennis

4.1 Nuancering begrippen recreatief – prestatief wedstrijdtennis
De kernactiviteit van onze vereniging is het tennisspel. De huidige situatie binnen onze vereniging kan het beste worden gekarakteriseerd als in hoofdzaak recreatief tennis.
Recreatietennis is bedoeld voor leden die tennis louter en alleen voor hun plezier beoefenen en dus niet aan kwalificerende wedstrijdvormen deelnemen.
Voor het recreatieve tennis bestaan voldoende faciliteiten die echter tijdens de competitieperiode (april- juni) tijdens de weekends beperkt zijn.
De bedoeling van wedstrijdtennis is het promoten van de tennissport om de vereniging aantrekkelijk te maken voor zowel bestaande als nieuwe leden. Het huidige speelsterkteniveau reikt van speelsterkte 3 t/m 9 (B1 t/m E).
 
Het beleid van de vereniging richt zich op het stimuleren en ondersteunen van zowel het recreatief als het prestatief wedstrijdtennis.

4.2 Doelgroepen in de vereniging

De jaarlijkse evenementenkalender beoogt te voorzien in activiteiten voor nagenoeg alle doelgroepen. Speciale doelgroepen zijn:

4.2.1 Ouderen  (55+)

De maatschappelijke realiteit dat steeds meer mensen vroegtijdig uit het actieve arbeidsproces stappen raakt ook onze vereniging. Bovendien blijkt dat men in het algemeen langer fit blijft en op oudere leeftijd (tennis)-sport kan blijven of juist gaat beoefenen.
Dit leidt ertoe dat de doelgroep "Ouderen" vooral overdag meer gebruik van de accommodatie zal willen maken. Sinds enkele jaren is er een veteranencommissie actief en wordt er wekelijks een veteranentoss ochtend georganiseerd.

4.2.2 Jeugd en jonge senioren

ZTC De Pelikaan wil een aantrekkelijke vereniging zijn voor vooral de jeugd en de jonge senioren.
Het beleid richt zich op het bieden van mogelijkheden aan jeugdleden om zich op tennis technisch niveau te ontwikkelen met voldoende aandacht voor een goede sportmentaliteit en clubbinding.
 
De uitgangspunten en de voorwaarden hierbij zijn:
• Duidelijkheid in organisatie en verantwoordelijkheid
• Betrokkenheid ouders/verzorgers
• Binnen 2 à 3 jaar duidelijke resultaten van de trainingsopzet
• Aandeel jeugdleden 25 %.

Een goede intrede opvang, trainingsfaciliteiten, wedstrijdmogelijkheden, individuele begeleiding en tennis aangrenzende activiteiten staan hiervoor borg.
De actieradius van het jeugdbeleid betreft de jeugd t/m 17 jaar en de jonge senioren van 18 t/m 25 jaar.

Er dient sprake te zijn van een actief jeugdbeleid:
• De tennisontwikkeling van ieder jeugdlid wordt gestimuleerd, zodat verbetering van vaardigheid en plezier in tennis bereikt kan worden
• Het ontwikkelen van een clubgeest- een zich thuis voelen binnen de vereniging- wordt van groot belang geacht
• Wedstrijdtennis en recreatief tennis zijn beide gelijkwaardige aandachtsgebieden.

4.2.3 Selectiespelers
• Talentvolle junioren en jonge senioren worden door de JC en TC uitgenodigd om in selectiegroepen te trainen en te spelen in representatieve teams.
Voor deze groep worden speciale faciliteiten beschikbaar gesteld welke jaarlijks kunnen wijzigen.

Het beleid is erop gericht objectieve criteria te hanteren voor het samenstellen van de selectiegroepen. Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Door het verlenen van een subsidie onder bepaalde voorwaarden wordt deelname door getalenteerde jeugd gestimuleerd Voorts is het de bedoeling de selectiegroep vaker bij jeugdevenementen in te schakelen.
4.3 Tennislessen en training

Het beleid m.b.t. het verzorgen van tennislessen en training binnen de vereniging is gericht op de verschillende doelgroepen.

Deelname aan tennisles staat open voor alle leden zowel individueel als in een groep. Bij groepslessen houdt de trainer zoveel mogelijk rekening met het vaardigheidsniveau van de deelnemers.
Voor de selectiegroepen van talentvolle jeugdspelers worden extra trainingsfaciliteiten geboden waarvoor, onder nader te stellen voorwaarden, extra financiële middelen beschikbaar worden gesteld.
De coördinatie en uitvoering van de training is in handen van de trainer(s). JC en TC hebben hierin een organisatorische taak. Klachten en problemen worden behandeld door één of meer hiervoor aangewezen bestuursleden.
De opzet van de training wordt vastgelegd in een trainingsplan en afgestemd op de verschillende speelsterktes. De samenstelling van de groepen is op sterkte waarbij op basis van trainingsresultaten toestroom en terugstroom mogelijk is.

4.3.1 De tennisleraar

Om deze doeleinden te bereiken dient de trainer te voldoen aan een profiel dat in algemene zin door de KNLTB is vastgelegd (min. A-licentie). Bovendien verdient niveau van speelsterkte 4 / 5 aanbeveling.
Behalve aan tennistechnische vaardigheden zal tevens aandacht moeten worden gegeven aan regels en gedrag op en buiten de banen.
Jaarlijks zal door JC en TC een algemeen lesreglement worden vastgesteld waarin rechten en plichten van zowel de trainer als de leerling worden vastgelegd.
Aanmelden voor tennisles gebeurt schriftelijk via het betreffende aanmeldingsformulier.

Het beleid is erop gericht de aanstelling van een tennisleraar contractueel vast te leggen via een extern detacheringsbureau, zodat de vereniging geen formele werkgever is volgens het wettelijke kader.
Er wordt er naar gestreefd om de wachttijd voor lesonderricht tot een minimum te beperken.

4.4 Deelname competitie

Deelgenomen wordt zowel aan de districts- als landelijke competitie. De belangstelling voor de districtscompetitie op zaterdag is maximaal.

Het beleid is erop gericht deelname aan de landelijke zondagcompetitie te stimuleren en deelname aan districtscompetities op werkdagen te bevorderen.

4.4.1 Deelname (Open)-toernooien

Deelname aan toernooien die door de eigen vereniging dan wel andere verenigingen worden georganiseerd wordt gestimuleerd.

4.4.2 Deelname aan bepaalde tennis-activiteiten
 De volgende activiteiten worden thans jaarlijks georganiseerd:
• Openingstoernooi
• Midzomertoernooi (intern)
• Vakantietoernooi (introducés mogelijk)
• Oliebollentoernooi
• Pinkstertoernooi (Open KNLTB toernooi)
• Heren- en damesdubbeltoernooien
• Meerdere interne jeugdtoernooien en - evenementen
• Zwolse RABO Jeugdkampioenschappen
• Clubkampioenschappen voor junioren en senioren.
• De Zwolse kampioenschappen voor junioren en senioren.
• Tossavonden/ochtenden

De vele activiteiten leggen samen met de competitie gedurende bepaalde delen van het jaar een groot beslag op onze baancapaciteit. Voor de recreanten, die niet aan georganiseerde activiteiten wensen deel te nemen, worden in principe altijd twee banen vrijgehouden.

Het beleid richt zich op het bevorderen van een verscheidenheid aan activiteiten, waaraan alle leden van onze vereniging kunnen deelnemen. Door inschakelen van een Jeugdraad kan beter rekening worden gehouden met de wensen van onze junioren.

4.5 Motivatie en mentaliteit

Deelname aan competitie en toernooien betekent dat men de vereniging vertegenwoordigt. De leden dienen zich bewust te zijn van dit representatieve karakter door het dragen van correcte tenniskleding en het zich op de juiste wijze gedragen op en rond de tennisbanen en tegenover de tegenstander(s).
De vereniging neemt daarbij initiatieven om met name de jeugd en hun ouders actief te betrekken bij de activiteiten door informatieoverdracht over missie, selectie, training (evaluatie), groepssamenstelling, begeleiding en coaching en de rol welke de ouders daarbij kunnen en moeten vervullen.

Het beleid richt zich op het ontwikkelen van initiatieven om de sportmentaliteit en motivatie te verbeteren met extra aandacht voor bewustwording van de voorbeeldfunctie bij de senioren.
Ouders van juniorleden zullen benaderd worden om de jeugdcommissie assistentie te verlenen bij het organiseren van jeugdevenementen.
    

4.6 Clubbinding

Met recreatieve activiteiten naast het tennis wordt het "zich thuisvoelen" bij de vereniging en het "mijn clubgevoel" bevorderd. De activiteiten dienen daartoe gericht te zijn op de verschillende doelgroepen, die globaal zijn in te delen naar leeftijd en prestatieniveau, waarbij de jeugd meer zal worden ingezet bij de organisatie en begeleiding van jeugdactiviteiten.
Tevens zal aandacht worden geschonken aan het versterken van het teamgevoel, vooral ook na de overgang naar de senioren.

Het beleid richt zich op het ontwikkelen van activiteiten, die bijdragen tot het verbeteren en instandhouding van de clubbinding.
De inzet van vrijwilligers zal onder bepaalde voorwaarden worden “beloond” met onder meer restitutie van de vrijwilligersbijdrage en een “DUW” activiteit.

5 Accommodatie

5.1 Tennisbanen

De vereniging beschikt over negen tennisbanen voorzien van kunstgras. Deze banen liggen op gemeentegrond en worden grotendeels door vrijwilligers onderhouden. Met de leverancier van het kunstgras is een contract afgesloten voor jaarlijks groot onderhoud. De banen 1 t/m 8 zijn voorzien van verlichting. Deze banen zijn in augustus 2002 van nieuw kunstgras voorzien. Tevens is onder de banen 5, 6 en 7 een geheel nieuwe drainage aangebracht.
Doelstelling van de vereniging is dat het clubhuis en de accommodatie up to date blijven. Hierbij zal rekening moeten worden gehouden met de mededeling van de gemeente Zwolle (najaar 2002), dat de sportaccommodaties op sportpark De Pelikaan tussen de Haesterveerweg en de Bergkloosterweg over 10 – 15 jaar moeten wijken voor de uitbreiding van begraafplaats Kranenburg.

Het beleid is erop gericht voorgenomen investeringen te bezien in het licht van een toekomstige verhuizing.
Uitgangspunt blijft dat het wekelijks onderhoud van park en banen door vrijwilligers wordt uitgevoerd.

5.1.1 Verhuur van Accommodatie
De accommodatie kan op verzoek worden verhuurd aan leden of sponsoren van de vereniging, ten behoeve van bijvoorbeeld een bedrijfstoernooi o.i.d. met inachtneming van het Bestuursreglement van De Pelikaan “Alcohol in sportkantines”.
Alvorens een besluit te nemen wordt overleg gevoerd met Baancommissie en Kantinecommissie die beoordelen of verhuur van banen en/of clubhuis op gewenste datum mogelijk is.
Ook worden banen verhuurd aan onderwijsinstanties in Zwolle. Dit vormt een bron van inkomen voor de vereniging en tevens is dit een manier om leden binnen te krijgen.

5.1.2 De stuurgroep De Pelikaan.

In 2001 is een gezamenlijk initiatief ontstaan tussen de verenigingen HTC (voetbal), ZMHC (Hockey), Oranje Zwart (korfbal) en ztc De Pelikaan.
Uit het gezamenlijke overleg is de stuurgroep De Pelikaan gevormd.
Sportservice heeft de coördinatie op zich genomen en heeft tevens gezorgd voor een onafhankelijke voorzitter.
De Zwolse onderwijsgroep Landstede zocht accommodatie om uitvoering te geven aan een beleid inzake het verhogen van het sportniveau van jeugdige sporters in Zwolle en omgevingen heeft ook aansluiting gezocht bij de stuurgroep.

In 2007 heeft deze stuurgroep een prijs gewonnen voor een Proeftuin van NOC/ NSF. De prijs houdt een financiële ondersteuning in voor de komende 4 jaar (4x 250,000 euro)
Als eerste duidelijk signaal is een verenigingsmanager voor het sportpark De Pelikaan aangesteld.

5.1.3 Clubhuis

De vereniging beschikt over een eigen clubhuis, het "Theehuis" dat in 1977 in gebruik is genomen. (architect dhr. Nijhof). De exploitatie geschiedt in eigen beheer en voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen, die op dit gebied zijn gesteld.
Het dagelijks beheer, leiding en uitvoering zijn ondergebracht bij een kantinecommissie. Thans zijn twee leden van deze commissie wettelijk volledig bevoegd en als beheerders vermeld in de gemeentelijke exploitatievergunning van het Theehuis. .
Het assortiment, inclusief de prijsstelling en de leveranciers, wordt jaarlijks in overleg en op voorstel van de KC vastgesteld door het Bestuur, met inachtname van de gemeentelijke voorschriften.
De financiële administratie is een zelfstandige subadministratie met een eigen bankrekening. Jaarlijks wordt een financieel verslag aangeleverd ter verwerking in de hoofdadministratie, welke onderdeel is van de controle door de kascommissie.
Sinds 2003 beschikt de vereniging over een “Bestuursreglement Alcohol in Sportkantines”, waarin onder meer zaken zijn geregeld rond de openingstijden van de kantine, het verstrekken van alcohol aan de leden en paracommerciële bepalingen.
Bij de exploitatie wordt er van uitgegaan dat:

1. De kantinediensten worden uitgevoerd door vrijwilligers.
2. De werkzaamheden verbonden aan (financiële-)administratie, inkoop, bezetting, onderhoud, etc. worden uitgevoerd door de commissieleden .
3. De schoonmaakwerkzaamheden worden tegen betaling uitgevoerd door derden.

Het beleid is gericht op:
• Een sociale ontmoetingsplaats vormen voor jeugd- en seniorleden tijdens en na toernooien, competitie, clubkampioenschappen en wekelijkse tossavonden
• Zoveel mogelijk openstelling vooral in de periode april-oktober
• De kantinediensten zoveel mogelijk te laten uitvoeren door vrijwilligers zonder vergoeding anders dan de restitutie van de vrijwilligersbijdrage.
• Voorkomen van gezondheidsbedreigingen
• Continuïteit en up to date houden van de accommodatie en serviceverlening
• Het voeren van een budgettair neutrale exploitatie.

5.1.4 Toezicht accommodatie

Onze vereniging wordt regelmatig geconfronteerd met vernielingen als gevolg van vandalisme. Het voorkomen van oneigenlijk gebruik door niet-leden van de hal en kleedkamers van het clubhuis is in 2002 mogelijk geworden d.m.v. het aanbrengen van een elektronisch systeem in de toegangsdeur.
Alle ramen van het clubhuis zijn voorzien van extra inbraakwerend glas.
Ook het gebruik maken van de tennisbanen door niet bevoegde spelers komt regelmatig voor. Omdat de vereniging geen parkbeheerder in dienst heeft is controle alleen door de leden mogelijk.
Het gebruik van de pas op het afhangbord is de gemakkelijkste manier om te controleren of de baan wordt gebruikt door een niet-lid van de vereniging.

Het beleid m.b.t bestrijding van vandalisme en diefstal, controle op het gebruik van de banen, orde en netheid richt zich op activiteiten om de sociale controle door onze leden te bevorderen. Om deze controle te vergemakkelijken is het gebruik van de banen zonder het afhangen van een geldige ledenpas niet toegestaan. Zowel in het clubblad als in het overleg met de andere sportverenigingen op de Pelikaan zal aan waarden en normen structureel aandacht worden geschonken.

6 Leden

6.1 Ledenadministratie

De ledenadministratie valt formeel onder de bestuursverantwoordelijkheid.
Uit oogpunt van taakverlichting en praktische redenen worden de uitvoerende werkzaamheden echter door één van de leden op vrijwillige basis uitgevoerd.Een actueel ledenbestand is toegankelijk via de website van de vereniging.

6.1.1 Ledenbestand

Mutaties worden namens het secretariaat door de ledenadministratie naar de KNLTB gestuurd. Op basis van dit bestand wordt de jaarlijks aan de KNLTB af te dragen contributie vastgesteld.
Het ledenbestand van onze vereniging bedraagt eind 2007 circa 700 leden. Uitgaande van het door het NOC/NSF gehanteerde norm voor het maximum aantal leden per baan zou het aantal leden bij onze vereniging 900 mogen bedragen.

De vereniging kent thans de volgende categorieën leden:
A Juniorleden: •Leden die voor de eerste januari van enig kalenderjaar de zeventienjarige leeftijd nog niet hebben bereikt.
B Seniorleden: •Leden die voor de eerste januari van enig kalenderjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt.
C Buitenleden: Leden die ten minste 50 km vanaf Zwolle wonen
E Ondersteunende leden: Leden die in de vereniging geen speelrecht hebben, doch zich bereid hebben verklaard de vereniging geldelijk of anderszins te steunen.
F Ereleden en leden van verdienste
Leden die zich op bijzonder eervolle wijze ten dienste voor ztc De Pelikaan
hebben gemaakt.
6.1.2 

Overzicht totaal aantal leden 2002 – 2008:   ( aan het begin van elk jaar )

 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Junioren
 156 141 150 156 156 160 145
Senioren
 602 568 560 510 498  445 465
Totaal 758* 709* 710* 666 654 605 610

* excl. donateurs en leden van verdienste

6.1.3 Ledenverloop
Het gemiddelde verloop bij de vereniging fluctueert jaarlijks tussen de 75 en 100 personen waarvan circa 20 junioren.

Het beleid is erop gericht het ledenverloop jaarlijks in beeld te brengen en te trachten de reden van het opzeggen van het lidmaatschap te achterhalen.

 
Het beleid is erop gericht om tenminste één keer per jaar (bv in september) een open dag te organiseren voor het werven van nieuwe leden. Via de plaatselijke wijkorganen dient meer de aandacht op onze vereniging te worden gevestigd. Door het aanbieden van een aantal faciliteiten tegen gereduceerd tarief zal het lid worden van onze vereniging worden gestimuleerd
 
Personen die zich als nieuw lid aanmelden worden geweigerd indien:
• Deze geroyeerd zijn bij één van de andere verenigingen in Zwolle, dan wel voorkomen op de "zwarte lijst" van de KNLTB;
• De financiële verplichtingen jegens een andere sportvereniging niet zijn nagekomen.

7 Financiën

Het bestuur biedt thans jaarlijks in het voorjaar de ALV een begroting ter goedkeuring aan waarin de verwachte inkomsten en uitgaven van de vereniging zijn opgenomen.
Op basis van deze begroting worden onder meer de contributies en de overige tarieven vastgesteld voor het daarop volgende seizoen.
Na goedkeuring door de ALV is het Algemeen Bestuur vervolgens gemachtigd uitgaven te doen voor zover deze binnen de goedgekeurde begroting vallen.

Uitgangspunten voor het beleid bij het opstellen van de begroting zijn:
• Inkomsten van contributiegelden worden aangewend ter dekking van kosten van: parkbeheer, contributies KNLTB, alg. verenigingskosten, jeugdbegeleiding, jeugdtraining, clubblad en website;
• Voor georganiseerde activiteiten zoals: deelname KNLTB competitie, toernooien enz. zal ter dekking van de kosten een bijdrage aan de deelnemers in rekening worden gebracht;
• Voor periodieke – niet jaarlijks te verrichten uitgaven- worden de benodigde financiële middelen gereserveerd. Dit betreffen o.a.: vervanging kunstgrasbanen, groot onderhoud clubhuis en lustrumvieringen;
• Jaarlijks zal aan de ALV een voorstel worden gedaan voor het bestemmen van het evt. saldo van de vrijwilligersbijdrage;
• Investeringen zullen worden afgeschreven in termijnen welke maatschappelijk verantwoord zijn. In het algemeen betekent dit een afschrijftermijn van 30 jaar voor gebouwen, 10 jaar voor de kunstgrasbanen en 5 à 10 jaar voor inrichtings – en inventariskosten;
• De inkomsten uit de exploitatie van het clubhuis moeten voldoende zijn om de uitgaven van de lopende zaken te dekken;
• Er is een algemene reserve aanwezig waarvan de hoogte jaarlijks kan worden bijgesteld. De reserve bedraagt minimaal 25% van de contributiebijdrage.

Gelet op de omvang van de vereniging is een professioneel financieel beheer vereist. Het bestuur zal elk jaar middels de jaarrekening verantwoording afleggen van dit financieel beheer en ter goedkeuring aan de ALV worden voorgelegd.
De jaarrekening zullen voor de ALV door een kascommissie bestaande uit twee leden van de vereniging worden gecontroleerd.

Ten aanzien van het financieel beheer zal het beleid erop gericht zijn om:
Zorg te dragen voor een professioneel financieel beheer
Ter ontlasting van de penningmeester voor de dagelijkse werkzaamheden zoals het innen van de contributie is een 2e penningmeester benoemd.
Er wordt naar gestreefd om de contributie via een automatische incasso te innen

7.1 Contributies en tarievenbeleid

Er is onderscheid in tarieven voor senior- en juniorleden. Voor buitenleden  geldt een aangepast tarief. Alle contributietarieven worden jaarlijks op voorstel van het bestuur door de ALV vastgesteld.
De vereniging kent een aantal bijzondere tarieven, zoals inschrijfgelden, vrijwilligerstoeslag, incassokorting, gezinskorting en introductiekaarten.
De tarieven worden op voorstel van het bestuur ter goedkeuring aan de ALV voorgelegd.

Het beleid is erop gericht contributieverhogingen zoveel als mogelijk te beperken. De contributie dient echter voldoende te zijn om de kosten van park en de algemene verenigingskosten te dekken. Tevens zullen reserveringen moeten worden gedaan voor toekomstige (vervangings)-investeringen.
Door de vereniging georganiseerde activiteiten dienen zoveel mogelijk self-supporting te zijn door deelnemers bijdragen te vragen ter dekking van de kosten.
De contributie wordt jaarlijks op basis van de prijsindex aangepast.

7.2 Verzekeringen

Onze vereniging kent de volgende verzekeringen:
1 Schadeverzekering
2 Brandverzekering

Het beleid is erop gericht om zaken en personen zodanig te verzekeren, dat schade aan eigendommen van de vereniging is verzekerd en dat schade veroorzaakt door personen, werkzaam in opdracht van de vereniging, tegen wettelijke aansprakelijkheid is gedekt.

 
7.3 Reclame en Sponsoring

Sponsoring en reclame worden gevoerd via reclame-uitingen rondom de banen en d.m.v. advertenties in ons clubblad en donaties.
Incidenteel worden sponsoren benaderd voor incidentele ondersteuning van activiteiten (bv het Pinkstertoernooi, de Zwolse Jeugdkampioenschappen, clubkampioenschappen etc.

Het beleid is erop gericht om:
een aantal schriftelijke overeenkomsten af te sluiten voor zowel advertenties in het clubblad als reclameborden en windvangers langs de banen en om uniformiteit in afmetingen van bebording te hanteren.

7.3.1 Tarieven en voorwaarden sponsoring

De tarieven van advertenties, reclameborden, windvangers etc. worden op voorstel van de Sponsorcommissie door het bestuur vastgesteld en opgenomen in het Sponsorbeleidsplan van de vereniging.
De Sponsorcommissie verzorgt de afwikkeling van de overeenkomsten met de sponsoren. Over de opmaak en vorm van de advertenties wordt overleg gevoerd met de Redactiecommissie.

Terug naar boven